Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Kundenportal ist:

final invoice GmbH
Hans-Böckler-Str. 11
47877 Willich

Telefon: +49 2154 88 78 88 0
E-Mail: info@final-invoice.de

Vertreten durch den Geschäftsführer Keyhan Tas.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung von Verträgen, die Nutzung unseres Kundenportals sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Fahrzeug- und Schadendaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten, Kommunikationsinhalte, IP-Adresse und Nutzungsdaten.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung ergeben sich insbesondere aus Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.

3. Hosting

Unsere Website sowie das Kundenportal werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet.

Im Rahmen des Hostings verarbeitet Hetzner personenbezogene Daten, die beim Besuch der Website oder bei der Nutzung des Kundenportals anfallen. Hierzu können insbesondere IP-Adressen, technische Nutzungsdaten, Kontaktanfragen, Login-Daten, hochgeladene Dokumente sowie Daten aus Schadenfällen, Gutachten und Rechnungen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, technischen und zuverlässigen Bereitstellung unseres Online-Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website und das Kundenportal nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die Sie an uns übermitteln, verschlüsselt übertragen.

5. Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Einige Cookies sind technisch erforderlich, damit die Website, das Kontaktformular, der Login und das Kundenportal funktionieren.

Andere Technologien dienen der Analyse, Reichweitenmessung oder Werbung. Diese werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor über unser Cookie-Banner eingewilligt haben.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer dieser Website ändern oder widerrufen.

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf solche Informationen erfolgt bei technisch nicht erforderlichen Technologien nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Technisch erforderliche Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eingesetzt.

6. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website oder unseres Kundenportals verarbeitet der Server automatisch technische Daten. Hierzu gehören insbesondere:

  • IP-Adresse

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

  • aufgerufene Seite oder Datei

  • Browsertyp und Browserversion

  • verwendetes Betriebssystem

  • Referrer-URL

  • Hostname des zugreifenden Rechners

  • Statuscodes und übertragene Datenmenge

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Missbrauchserkennung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

7. Kontaktformular über WPForms

Wenn Sie unser Kontaktformular verwenden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten. Dazu gehören insbesondere:

  • Vor- und Nachname

  • E-Mail-Adresse

  • Telefonnummer

  • gewünschter Rückrufzeitpunkt

  • Grund Ihrer Anfrage

  • Nachricht und sonstige freiwillige Angaben

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses oder zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Post

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Post oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Je nach Anfrage erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine sachgerechte Kommunikation.

9. Leistungen, Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung

Wenn Sie unsere Leistungen beauftragen, verarbeiten wir die Daten, die für Angebot, Vertrag, Leistungserbringung, Schadenbearbeitung, Kommunikation, Abrechnung und Forderungsmanagement erforderlich sind.

Dies können insbesondere sein:

  • Stamm- und Kontaktdaten

  • Fahrzeugdaten

  • Schaden- und Falldaten

  • Gutachten, Prüfberichte, Rechnungen und Kalkulationen

  • Bilder, Dokumente und sonstige Unterlagen

  • Vertrags-, Zahlungs- und Rechnungsdaten

  • Kommunikationsdaten mit beteiligten Personen oder Unternehmen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags und vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

10. Kundenportal

Über unser Kundenportal unter app.final-invoice.de können bestehende Kunden auf ihre Vorgänge zugreifen, Dokumente hochladen und herunterladen, Schadenfälle und Gutachten bearbeiten sowie Rechnungen oder Zahlungsinformationen einsehen.

Im Rahmen der Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir insbesondere:

  • Benutzername und Zugangsdaten

  • Login-Zeitpunkte und technische Zugriffsprotokolle

  • Kunden-, Fahrzeug- und Schadendaten

  • Gutachten, Rechnungen, Bilder, Dokumente und sonstige Uploads

  • Bearbeitungsstände und Kommunikation innerhalb des Vorgangs

  • Rechnungs- und Zahlungsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Portal-Funktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung technischer Zugriffs- und Sicherheitsdaten erfolgt zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zugriff auf die Inhalte erhalten nur berechtigte Personen innerhalb der final invoice GmbH sowie Dienstleister, soweit dies für Hosting, Wartung, Sicherheit oder die Bereitstellung des Portals erforderlich ist.

11. Zahlungen und Rechnungsdaten

Soweit Zahlungen über das Kundenportal, per Überweisung, Lastschrift oder über einen Zahlungsdienstleister erfolgen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Zahlungs- und Rechnungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit für eine Zahlung ein externer Zahlungsdienstleister eingesetzt wird, erhält dieser nur die Daten, die für die Durchführung der Zahlung erforderlich sind. Die konkret eingesetzten Zahlungsdienstleister und deren Datenschutzhinweise werden Ihnen im jeweiligen Zahlungsvorgang angezeigt.

12. Google Tag Manager

Wir verwenden den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Der Google Tag Manager dient der Verwaltung von Website-Tags. Über ihn können insbesondere Analyse- und Marketingdienste technisch eingebunden werden. Der Google Tag Manager selbst wird nur nach Ihrer Einwilligung geladen und löst keine optionalen Dienste aus, solange Sie hierfür keine Einwilligung erteilt haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

13. Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics ermöglicht uns, die Nutzung unserer Website auszuwerten und unsere Inhalte technisch sowie wirtschaftlich zu verbessern. Dabei können insbesondere aufgerufene Seiten, Verweildauer, technische Geräteinformationen, Browserinformationen, Interaktionen und gekürzte oder technische IP-bezogene Daten verarbeitet werden.

Google Analytics wird ausschließlich nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.

Eine Übermittlung von Daten an Google-Unternehmen in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Datenübermittlung erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Datenschutzgarantien. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie unter:
https://policies.google.com/privacy?hl=de

14. Meta Pixel

Wir verwenden das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Das Meta Pixel hilft uns dabei, die Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen auf Facebook und Instagram zu messen und interessenbezogene Werbung auszuspielen. Dabei können insbesondere Informationen zu Seitenaufrufen, Interaktionen, technischen Endgeräteinformationen und wiedererkannten Browsern verarbeitet werden.

Meta Pixel wird ausschließlich nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.

Eine Übermittlung von Daten an Meta-Unternehmen in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Meta finden Sie unter:
https://www.facebook.com/privacy/policy/

15. Google Maps

Auf unserer Website ist Google Maps eingebunden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Maps wird erst geladen, nachdem Sie über unser Cookie-Banner eingewilligt haben. Beim Laden der Karte kann Google insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Nutzungsdaten verarbeiten. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie unter:
https://policies.google.com/privacy?hl=de

16. Google Fonts

Für die Darstellung von Schriftarten verwendet unsere Website externe Google Fonts. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Fonts werden erst geladen, nachdem Sie über unser Cookie-Banner eingewilligt haben. Beim Laden der Schriftarten kann Google insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Informationen verarbeiten. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

17. Social-Media-Links

Unsere Website enthält Links zu sozialen Netzwerken. Die Links führen erst nach einem aktiven Klick auf die jeweilige Plattform. Vor dem Klick werden keine Daten an die jeweiligen Plattformen übertragen.

Für die Datenverarbeitung nach dem Aufruf der externen Plattform ist deren jeweiliger Betreiber verantwortlich.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der final invoice GmbH erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Außerhalb unseres Unternehmens können Daten insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:

  • Hosting- und IT-Dienstleister

  • Software- und Wartungsdienstleister

  • Zahlungsdienstleister und Banken

  • Steuerberater, Rechtsberater und Behörden, soweit rechtlich erforderlich

  • beteiligte Unternehmen oder Personen, soweit dies zur Durchführung eines Auftrags erforderlich ist

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit erforderlich, Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

19. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Daten aus Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie anschließend entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Daten im Kundenportal werden grundsätzlich bis zur Löschung des Benutzerkontos oder zum Ende des Vertragsverhältnisses gespeichert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer längeren Speicherung entgegenstehen.

20. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht:

  • auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten,

  • auf Berichtigung unrichtiger Daten,

  • auf Löschung Ihrer Daten,

  • auf Einschränkung der Verarbeitung,

  • auf Datenübertragbarkeit,

  • auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,

  • auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen,

  • auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:
info@final-invoice.de

21. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist insbesondere:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

22. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand November 2026.

Wir passen sie an, wenn Änderungen unserer Website, unseres Kundenportals, unserer Dienstleistungen oder der rechtlichen Vorgaben dies erforderlich machen.